W jaki sposób prawidłowo zaplanować niszczenie dokumentów w firmie?

Usługa niszczenia dokumentów przydaje się wielu działalnościom gospodarczym zbierającym systematycznie dane o klientach, czy inne wrażliwe informacje. Samodzielna utylizacja dokumentacji bardzo rzadko się opłaca i niestety w większości przypadków nie spełnia standardów bezpieczeństwa. Z tego powodu firma niszcząca dokumenty to dobry kontakt do długoterminowej współpracy.

Jakie normy musi spełniać firma niszcząca dokumentów i z jakiego powodu?

Prawo jasno odnosi się do problematyki niszczenia dokumentów. Firma niszcząca dokumenty musi wykonać takie zadanie efektywnie, ale co to oznacza? Jeden z najważniejszych celów to takie niszczenie dokumentów, których później nie można odzyskać w żaden sposób. Dopiero w takim przypadku można mówić o bezpieczeństwie wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Firma utylizująca dokumenty posługuje się najczęściej znacznie lepszymi technologiami i dysponuje procedurami weryfikacji.

Kto korzysta najczęściej z usług niszczenia wrażliwej dokumentacji?

Utylizowanie dokumentów to usługa powszechnie wybierana przez instytucje publiczne, w tym urzędy, ale również szpitale przechowujące na co dzień całą listę wrażliwych danych. Można powiedzieć, że każda działalność gospodarcza przechowująca i przetwarzająca informacje o klientach, czy innych podmiotach musi dopasować się do efektywnych standardów niszczenia. Firma niszcząca dokumenty posiada odpowiednie know how do przeprowadzenia takiej operacji zgodnie z procedurami. I nie chodzi tylko o niszczenie dokumentacji papierowej, ale też innych nośników danych, nieco bardziej skomplikowanych pod kątem technologicznym, chociażby dysków przenośnych.

Dlaczego outsourcing niszczenia dokumentacji opłaca się najbardziej?

Utylizowanie dokumentów samodzielnie to czynność czasochłonna, a większość firm nie chce powierzać oddzielnego pracownika i realnych zasobów roboczych do zadania. Bardziej opłaca się outsourcing. Prawo zobowiązuje przedsiębiorstwa do właściwej archiwizacji i terminowego niszczenia dokumentacji, kiedy nie jest przydatna. Wyrzucanie faktur na śmietnik to powszechny błąd skutkujący coraz większymi karami. W ostatnich latach zdarzały się przypadki przesyłania zbędnej dokumentacji klientom instytucji, żeby pozbyć się problemu i przerzucić odpowiedzialność. Nie warto jednak oszczędzać na usłudze, ponieważ odbija się na bezpieczeństwie formalnym, ale też na większym zaufaniu konsumentów.

Firma utylizująca dokumenty – dlaczego warto?

• znacznie niższy koszt w porównaniu do samodzielnego niszczenia,
• zachowanie procedur RODO,
• krótki czas realizacji usługi,
• indywidualne dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa,
• szansa na efektywne zniszczenie różnych nośników danych,
• duże moce przerobowe.

Gdzie można się zgłosić w celu realizacji usługi?

Firma niszcząca dokumenty to wartościowy kontakt dla każdego przedsiębiorstwa przechowującego i przetwarzającego dane klientów, coraz częściej bardzo wrażliwe. Warto zauważyć, że potrzeba efektywnej utylizacji rośnie. Przedsiębiorstwa dużo ryzykują, także pod kątem finansowym, jeżeli zbyt długo obsługują wrażliwe informacje, bez planu i właściwej archiwizacji.