Procesem, na którym trzeba zwracać szczególną uwagę jest niszczenie dokumentów. Kradzieże danych i naruszenia prywatności mogą mieć miejsce na każdym etapie zbierania, przetwarzania i przechowywania danych, a nawet w procesie ich niszczenia. Dlatego ważnym elementem jest zwracanie szczególnej uwagi na proces utylizacji dokumentów takich jak dokumenty kadrowe, dokumenty firmowe oraz inne dokumenty zawierające dane wrażliwe. Wiele firm decyduje się na samodzielne niszczenie dokumentów, ale czy jest to w rzeczywistości opłacalne?
Niszczenie dokumentów we własnym zakresie może być wygodne oraz opłacalne. Jedynymi warunkami są: mała ilość dokumentów oraz to, że są to dokumenty papierowe. W takim wypadku trzeba zadbać o odpowiednią niszczarkę dla firmy spełniającą odpowiednie normy bezpieczeństwa przez nas wymagane. Następnie trzeba opracować procedury, według których zostanie zapewnione bezpieczeństwo niszczonych dokumentów. W wielu opiniach odpowiedzialność za niszczenie dokumentów powinien ponosić tylko jeden pracownik, ponieważ znacznie zmniejsza to ryzyko naruszenia danych. Należy także pamiętać o przechowywanie dokumentów z dbałością o ochronę danych osobowych.
Zlecenie zniszczenia dokumentów zewnętrznej firmie jest bardzo korzystne w momencie, gdy firma cyklicznie posiada bardzo dużą ilość elementów do zniszczenia. Jest to też najlepsza opcja, jeżeli zależy nam na zniszczeniu dokumentów papierowych jak i elektronicznych. Odpowiednie niszczenie nośników cyfrowych jest zadaniem przeznaczonym dla wyspecjalizowanych firm, dlatego nie warto robić tego samodzielnie, nie posiadając odpowiedniego sprzętu i wymaganej wiedzy. Firmy niszczące dokumenty zadbają o prawidłowe przechowanie oraz zniszczenie, a także utylizację.
Z dwóch opcji niszczenia dokumentów: samodzielnie i „outsourcingowo”, zlecanie dokumentów do zniszczenia zewnętrznej firmie jest najwygodniejszą i najpewniejszą formą pozbycia się niepotrzebnej dokumentacji.